SPED Fiscal: 7 erros que não devem ser cometidos na transmissão das informações

10 de outubro de 2018

1. Preencher errado o valor total do documento fiscal

Parece fácil acertar nesse ponto, mas o fato é que pode existir incoerência entre os valores declarados nas NF-e e no SPED Fiscal. Muitas vezes, o erro acontece por desatenção dos colaboradores na hora de somar ou de preencher os números. Nessa situação, saliente à sua equipe a importância de não cometer erros nos dados. Mostre que essas desatenções podem custar caro e que toda informação manuseada é crucial.

Outra possibilidade é um problema na parametrização do software de gestão utilizado para apurar os dados. É preciso ter atenção ao modo como a sua plataforma trabalha, além de ser fundamental utilizar um ERP de uma empresa confiável e consolidada no mercado. Se este for o problema, entre em contato com um parceiro que seja especializado em soluções tecnológicas para a área fiscal, assim você terá mais segurança no trabalho.

2. Utilizar uma sequência incorreta nos documentos

Muitas empresas ou contadores emitem centenas de notas fiscais eletrônicas a cada dia. Nesses casos, é relativamente comum que, ao entregar o SPED Fiscal, haja erros na sequência das NF-e — principalmente ao considerar as notas que foram canceladas. No entanto, quem disse que você ou sua equipe precisam executar manualmente essas tarefas?

Sabemos que verificar as notas manual e individualmente é praticamente inviável, além de ser altamente improdutivo. Hoje já existem soluções de software fiscal que emitem as notas fiscais eletrônicas sem erros de parametrização, evitando problemas como a sequência incorreta e poupando muito tempo de trabalho.

3. Informar NCM e alíquotas erradas

De tempos em tempos, a (Nomenclatura Comum do Mercosul) sofre alterações legais, alterando os valores das alíquotas. Com isso, é comum que contadores acabem cometendo erros ao transmitir o SPED Fiscal, simplesmente por não atualizarem os dados. Apesar de acidentais, esses equívocos podem ser vistos pelo fisco como tentativas de evasão fiscal.

Sendo assim, é importantíssimo resolver a questão com uma das seguintes alternativas: redobrar a atenção ao utilizar NCM ou contar com um software fiscal que atualize as alíquotas automaticamente.

4. Misturar códigos e descrições que não batem

Há casos em que itens com descrições diferentes são informados com o mesmo código, ou ainda o contrário: situações em que mercadorias que têm um mesmo código apresentam descrições distintas. Além de gerar questionamentos e multas do Fisco, esse tipo de erro pode causar problemas no estoque, já que as entradas e saídas não são registradas corretamente.

Uma das maneiras de corrigir o problema é adotar o hábito de checar duas vezes os dados transmitidos — contudo, na correria do dia a dia nem sempre é fácil fazer isso. A outra opção é utilizar um software de gestão fiscal que, automaticamente, cruza os códigos e as descrições cadastrados.

5. Não cadastrar o fator de conversão

Embora nem sempre necessário, o fator de conversão jamais pode ser esquecido quando é devido. Quando uma empresa compra mercadorias com determinada unidade de medida (ex.: “caixa”) e vende com outra (ex.: “unidade”), é preciso cadastrar o fator de conversão, caso contrário haverá conflito no estoque.

A solução para esse erro é cadastrar a unidade comprada no registro Registro 0220 e a vendida no Registro 0200. Dessa forma, o Registro 0220 (fator de conversão de unidades) cumpre sua finalidade, que é transmitir os fatores de conversão entre o Registro 0200 e os registros dos documentos fiscais ou do controle do estoque e da produção.

6. Não abrir e fechar os blocos sem movimentação

Segundo a orientação do próprio Guia Prático da EFD ICMS/IPI, cada bloco do SPED Fiscal possui um registro de abertura: os registros de dados e um registro de encerramento. O que muita gente esquece é a necessidade de apresentar todos esses blocos na sequência original, mesmo que em alguns deles não haja informação a transmitir.

Felizmente, a solução para esse equívoco é bastante simples. Caso você não declare nenhum dado em um determinado bloco, proceda da mesma maneira que faria se houvesse dados. Ou seja, faça a apresentação do registro de abertura e do registro de encerramento normalmente.

7. Deixar de investir em um bom sistema

Neste artigo, apresentamos diversos problemas que podem ocorrer ao transmitir o SPED Fiscal. Ao acompanhar as dicas, você deve ter percebido que, em muitos casos, a melhor solução para evitar erros é contar com um software de gestão fiscal. Por isso, um dos maiores enganos que podem ser cometidos é justamente deixar de investir em um bom sistema especializado na área.

Ao contar com uma plataforma integrada, o trabalho do contador se torna muito mais prático. Em vez de perder muito tempo preenchendo informações manualmente, as tarefas repetitivas são facilmente automatizadas, abrindo espaço para uma atuação mais estratégica e evitando a duplicidade de informações, por exemplo.

Vale lembrar que gerar o SPED Fiscal de forma adequada é crucial para não ter problemas graves em qualquer empresa. Por isso, fique à vontade para revisar sempre este conteúdo, ok? Assim você ficará cada vez mais alerta para os possíveis erros, evitando cometê-los!

Autora: Kamila Prates

Fonte: Itworks